Privacy Statement
English translation follows Dutch version. The English translation has been machine generated and is provided for your convenience. In case of any discrepancies, the Dutch text takes precedence.
Talumis B.V., gevestigd aan Bosstraat 17, 3766 AB Soest, KVK nummer 30190486, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in dit privacystatement.
Contactgegevens
Website: https://talumis.com
Telefoonnummer: +31 (0)30 293 6627
E-mail: privacy@talumis.com
Persoonsgegevens die wij verwerken
Talumis verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruikmaakt van onze diensten en/of omdat je deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vallen onder andere je IP-adres (bij het bezoeken van de website), je naam, e-mailadres en eventueel telefoonnummer (bijvoorbeeld bij het contactformulier of het downloaden van software), gegevens die nodig zijn voor je licentie of ondersteuning, of andere gegevens die je aan ons verstrekt (bijvoorbeeld bij een sollicitatie).
Bijzondere persoonsgegevens en gegevens van kinderen
Talumis vraagt niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, religie, etnische afkomst of strafrechtelijke gegevens, en verwerkt deze niet bewust. Stuur deze gegevens daarom niet mee, bijvoorbeeld in je cv of in een bericht via het contactformulier.
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij zij toestemming hebben van een ouder of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online-activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via privacy@talumis.com, dan verwijderen wij deze informatie.
Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
Bij het bezoeken van onze website of bij het gebruik van onze diensten verwerkt Talumis mogelijk de volgende persoonsgegevens.
| Doel | Gegevens | Grondslag | Bewaartermijn |
| Contactformulier website | naam, e-mail, telefoonnummer | Gerechtvaardigd belang (het beantwoorden van je vraag); bij een offerteaanvraag: totstandkoming van een overeenkomst | Maximaal 2 jaar na afhandeling |
| Softwaredownload | naam, e-mail | Gerechtvaardigd belang (inzicht in wie onze software gebruikt, ondersteuning en opvolging) | Maximaal 2 jaar na de laatste download of het laatste contact |
| Klant- en licentiebeheer (TPortal) | naam, e-mail, telefoonnummer, bedrijfsgegevens, licentiegegevens | Uitvoering overeenkomst | Looptijd van de licentie of klantrelatie + 10 jaar |
| Ondersteuning (TDesk) | naam, e-mail, telefoonnummer, inhoud van supportverzoeken | Uitvoering overeenkomst | Looptijd van de licentie of klantrelatie + 2 jaar |
| Financiële administratie | naam, bedrijfs- en factuurgegevens | Wettelijke verplichting | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Functionele cookies | cookies | Gerechtvaardigd belang (een goed werkende website); hiervoor is geen toestemming nodig | Per cookie verschillend, van de duur van het bezoek tot maximaal 12 maanden |
| Website-analyse | geanonimiseerd IP-adres, analytische cookies | Gerechtvaardigd belang (verbeteren van de website); analytische cookies met geringe impact, hiervoor is geen toestemming nodig | Maximaal 2 jaar; cookies maximaal 13 maanden |
| Sollicitatie | naam, e-mail, telefoonnummer, cv, motivatiebrief en andere gegevens die je zelf aanlevert; openbare professionele profielen | Totstandkoming van een arbeidsovereenkomst; onlinescreening op basis van gerechtvaardigd belang (beoordelen van je geschiktheid) | 4 weken na afloop van de procedure; met toestemming maximaal 12 maanden |
Voor het uitvoeren van overeenkomsten verwerkt Talumis mogelijk ook in andere systemen dan op de website persoonsgegevens zoals naam en e-mailadres. Dit is bijvoorbeeld van toepassing bij het gebruik van andere diensten zoals ons licentieportaal (TPortal) of ons helpdesksysteem (TDesk). De grondslag hiervoor is de uitvoering van de overeenkomst. Zonder deze gegevens kunnen wij je geen (proef)licentie verstrekken en geen ondersteuning bieden. De bewaartermijnen staan in de tabel hierboven.
Geautomatiseerde besluitvorming
Talumis neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Talumis) tussen zit.
Delen van persoonsgegevens met derden
Talumis verkoopt je gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met je, voor de sollicitatieprocedure (zie Sollicitaties) of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die je gegevens verwerken in opdracht van ons, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van je gegevens. Talumis blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
Wij schakelen verwerkers in voor onder meer IT- en clouddiensten (Microsoft 365 en Microsoft Azure) en ons helpdesksysteem.
Sommige van deze leveranciers zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER), of maken gebruik van subverwerkers daarbuiten, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten.
Links naar andere websites
Op de sites van Talumis tref je een aantal hyperlinks aan naar andere websites. Talumis is niet verantwoordelijk voor de manier waarop die partijen met je gegevens omgaan. Lees hiervoor het privacystatement, indien aanwezig, van de site die je bezoekt.
Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Talumis maakt gebruik van cookies om de functionaliteit van bepaalde pagina’s van de website te optimaliseren. Cookies zijn kleine tekstbestanden die door een pagina van de website op de computer van de bezoeker worden geplaatst. Je kunt zelf bepalen hoe er met cookies wordt omgegaan, via de cookie-instellingen op onze website of via de instellingen van je browser (toestaan, weigeren of per website instellen).
Talumis maakt gebruik van Matomo om te analyseren hoe gebruikers de website gebruiken. De door cookies gegenereerde informatie over je gebruik van de website wordt verwerkt binnen de hostingomgeving van de website en wordt niet overgedragen aan derde partijen zoals Google of Microsoft. Je kunt via de cookie-instellingen de door Matomo verzamelde informatie beperken. Wij hebben Matomo privacyvriendelijk ingesteld: IP-adressen worden geanonimiseerd (de laatste twee bytes worden verwijderd), de gegevens worden niet gedeeld met derden en niet gekoppeld aan andere gegevens. Daarom is voor deze analytische cookies volgens de regels van de Autoriteit Persoonsgegevens geen toestemming nodig. Voor meer informatie, zie https://matomo.org/faq/general/faq_18254/.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen, en om de verwerking ervan te laten beperken. Daarnaast heb je recht op gegevensoverdraagbaarheid. Verwerken wij gegevens op basis van je toestemming, dan kun je die toestemming altijd intrekken. Dit heeft geen gevolgen voor de verwerking die al heeft plaatsgevonden.
Recht van bezwaar. Verwerken wij je gegevens op basis van gerechtvaardigd belang, dan kun je op elk moment bezwaar maken op grond van je specifieke situatie. Wij stoppen dan met de verwerking, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden hebben die zwaarder wegen dan jouw belangen.
Je kunt een dergelijk verzoek sturen naar privacy@talumis.com. We reageren zo snel mogelijk, en in ieder geval binnen één maand, op je verzoek. Bij complexe of veel verzoeken kunnen we deze termijn met twee maanden verlengen; dat laten we je dan binnen de eerste maand weten. Om te voorkomen dat iemand anders jouw gegevens opvraagt, kunnen we je vragen je te identificeren. We vragen daarbij niet om een kopie van je identiteitsbewijs.
Talumis wil je er ook op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.
Hoe wij persoonsgegevens bewaren en beveiligen
Wij bewaren je gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht ons verplicht ze langer te bewaren. De bewaartermijn per categorie gegevens staat vermeld in de tabel hierboven; voor overige categorieën hanteren wij de termijnen uit ons interne bewaarbeleid. Dit beleid wordt regelmatig geëvalueerd en valt onder de audit van onze ISO27001:2022-certificering. Voor specifieke vragen over dit beleid kun je contact opnemen met privacy@talumis.com.
Talumis neemt de bescherming van je gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Hieronder vallen versleuteling van gegevens (in opslag en tijdens transport) en toegangsbeperking en -controle. Als je de indruk hebt dat je gegevens niet goed beveiligd zijn, of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via privacy@talumis.com.
Sollicitaties
Door je sollicitatie ontvangen wij de gegevens die je zelf aanlevert, zoals je naam, contactgegevens, cv en motivatiebrief. Als onderdeel van de sollicitatieprocedure kunnen wij een online screening uitvoeren. Deze screening voeren we uit op basis van de AVG-grondslag “gerechtvaardigd belang” en beperkt zich tot openbare professionele informatie, zoals je LinkedIn-profiel. Ons belang is te beoordelen of je geschikt bent voor de functie. Je kunt hiertegen bezwaar maken. De bewaartermijn voor deze gegevens staat vermeld in de tabel hierboven. Willen we je gegevens langer bewaren voor toekomstige vacatures, dan vragen we je daar apart toestemming voor.
We geven je gegevens niet door aan derden voor commerciële doeleinden. Alleen derden die ons helpen bij het vinden van nieuwe collega’s kunnen toegang krijgen tot (delen van) je gegevens; wij en zij houden zich daarbij aan dezelfde regels rond zorgvuldige omgang met je informatie. Solliciteer je via een recruitmentbureau, dan is dat bureau zelf verantwoordelijk voor de verwerking van je gegevens en geldt hun privacystatement. Voor de gegevens die wij doorkrijgen van het bureau, geldt verder hetzelfde als wanneer je rechtstreeks bij ons solliciteert.
Wijzigingen
Technologische ontwikkelingen, wetgeving of gewijzigde bedrijfsprocessen zorgen ervoor dat we dit privacystatement af en toe aanpassen. Het privacystatement wordt minstens één keer per jaar geëvalueerd en zo nodig aangepast. Je kunt aan de datum onderaan het statement zien wanneer het voor het laatst is aangepast. We adviseren je daarom om de tekst regelmatig op wijzigingen te controleren.
Versiedatum: 5 oktober 2026
English version
WARNING: The English translation has been machine generated and is provided for your convenience. In case of any discrepancies, the Dutch text takes precedence.
Talumis B.V., located at Bosstraat 17, 3766 AB Soest, the Netherlands, Chamber of Commerce (KvK) number 30190486, is the controller responsible for the processing of personal data as described in this privacy statement.
Contact details
Website: https://talumis.com
Telephone: +31 (0)30 293 6627
Email: privacy@talumis.com
Personal data we process
Talumis processes your personal data because you use our services and/or because you provide it to us yourself. This includes, among other things, your IP address (when you visit the website), your name, email address and, where applicable, telephone number (for example when you use the contact form or download software), data needed for your licence or for support, and other data you provide to us (for example when you apply for a job).
Special categories of personal data and data of children
Talumis does not ask for special categories of personal data, such as data concerning health, religion, ethnic origin or criminal records, and does not knowingly process such data. Please do not include this data, for example in your CV or in a message sent through the contact form.
Our website and/or services do not intend to collect data about website visitors under the age of 16, unless they have permission from a parent or guardian. However, we cannot verify whether a visitor is over 16. We therefore encourage parents to be involved in the online activities of their children, to prevent data about children from being collected without parental consent. If you believe that we have collected personal data about a minor without such consent, please contact us at privacy@talumis.com and we will delete this information.
For what purposes and on what legal basis we process personal data
When you visit our website or use our services, Talumis may process the following personal data.
| Purpose | Data | Legal basis | Retention period |
| Website contact form | name, email, telephone number | Legitimate interest (answering your question); for a quotation request: entering into a contract | Up to 2 years after your request has been handled |
| Software download | name, email | Legitimate interest (knowing who uses our software, support and follow-up) | Up to 2 years after the last download or the last contact |
| Customer and licence management (TPortal) | name, email, telephone number, company details, licence details | Performance of a contract | Term of the licence or customer relationship + 10 years |
| Support (TDesk) | name, email, telephone number, content of support requests | Performance of a contract | Term of the licence or customer relationship + 2 years |
| Financial administration | name, company and invoicing details | Legal obligation | 7 years (statutory tax retention obligation) |
| Functional cookies | cookies | Legitimate interest (a properly functioning website); no consent is required for these | Varies per cookie, from the duration of the visit up to 12 months |
| Website analytics | anonymised IP address, analytics cookies | Legitimate interest (improving the website); analytics cookies with minimal privacy impact, for which no consent is required | Up to 2 years; cookies up to 13 months |
| Job application | name, email, telephone number, CV, cover letter and any other data you provide yourself; public professional profiles | Entering into an employment contract; online screening based on legitimate interest (assessing your suitability) | 4 weeks after the end of the procedure; with your consent up to 12 months |
To perform contracts, Talumis may also process personal data such as name and email address in systems other than the website. This applies, for example, when you use other services such as our licence portal (TPortal) or our helpdesk system (TDesk). The legal basis for this is the performance of the contract. Without this data we cannot provide you with a (trial) licence or offer support. The retention periods are listed in the table above.
Automated decision-making
Talumis does not make decisions based on automated processing on matters that may have (significant) consequences for individuals. These are decisions taken by computer programs or systems without human involvement (for example, by a Talumis employee).
Sharing personal data with third parties
Talumis does not sell your data to third parties and only shares it where this is necessary to perform our contract with you, for the application procedure (see Job applications), or to comply with a legal obligation. With companies that process your data on our behalf, we conclude a data processing agreement to ensure the same level of security and confidentiality of your data. Talumis remains responsible for this processing.
We engage processors for, among other things, IT and cloud services (Microsoft 365 and Microsoft Azure) and our helpdesk system.
Some of these suppliers are established outside the European Economic Area (EEA), or use sub-processors outside the EEA, for example in the United States.
Links to other websites
The Talumis websites contain a number of hyperlinks to other websites. Talumis is not responsible for how those parties handle your data. Please read the privacy statement, if available, of the website you visit.
Cookies and similar technologies we use
Talumis uses cookies to optimise the functionality of certain pages of the website. Cookies are small text files placed on the visitor’s computer by a page of the website. You can decide for yourself how cookies are handled, through the cookie settings on our website or through your browser settings (allow, block or set per website).
Talumis uses Matomo to analyse how visitors use the website. The information generated by cookies about your use of the website is processed within the hosting environment of the website and is not transferred to third parties such as Google or Microsoft. You can limit the information collected by Matomo through the cookie settings. We have configured Matomo in a privacy-friendly way: IP addresses are anonymised (the last two bytes are removed), and the data is not shared with third parties or combined with other data. Under the rules of the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens), no consent is therefore required for these analytics cookies. For more information, see https://matomo.org/faq/general/faq_18254/.
Accessing, correcting or deleting your data
You have the right to access, correct or delete your personal data, and to have its processing restricted. You also have the right to data portability. Where we process data based on your consent, you can withdraw that consent at any time. This does not affect the lawfulness of processing carried out before the withdrawal.
Right to object. Where we process your data based on legitimate interest, you may object at any time on grounds relating to your particular situation. We will then stop the processing, unless we have compelling legitimate grounds that override your interests.
You can send such a request to privacy@talumis.com. We will respond to your request as soon as possible, and in any case within one month. For complex or numerous requests, we may extend this period by two further months; if so, we will inform you within the first month. To prevent someone else from requesting your data, we may ask you to verify your identity. We will not ask for a copy of your identity document.
Talumis would also like to point out that you have the right to lodge a complaint with the national supervisory authority, the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens), via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.
How we store and protect personal data
We do not keep your data longer than necessary for the purpose for which it was collected, unless a statutory retention obligation requires us to keep it longer. The retention period per category of data is listed in the table above; for other categories we apply the periods set out in our internal retention policy. This policy is reviewed regularly and is within the scope of the audit for our ISO 27001:2022 certification. For specific questions about this policy, please contact privacy@talumis.com.
Talumis takes the protection of your data seriously and takes appropriate measures to prevent misuse, loss, unauthorised access, unwanted disclosure and unauthorised alteration. These include encryption of data (at rest and in transit) and access restriction and control. If you feel that your data is not adequately secured, or if there are indications of misuse, please contact us at privacy@talumis.com.
Job applications
When you apply, we receive the data you provide yourself, such as your name, contact details, CV and cover letter. As part of the application procedure, we may carry out an online screening. We carry out this screening on the GDPR legal basis of “legitimate interest”, and it is limited to public professional information, such as your LinkedIn profile. Our interest is to assess whether you are suitable for the position. You can object to this. The retention period for this data is listed in the table above. If we would like to keep your data longer for future vacancies, we will ask for your separate consent.
We do not share your data with third parties for commercial purposes. Only third parties that help us find new colleagues may have access to (parts of) your data; both we and they follow the same rules on handling your information with care. If you apply through a recruitment agency, that agency is itself responsible for processing your data and its own privacy statement applies. For the data we receive from the agency, the same applies as when you apply to us directly.
Changes
Technological developments, legislation or changes in business processes mean that we update this privacy statement from time to time. The privacy statement is reviewed at least once a year and amended where necessary. The date at the bottom of the statement shows when it was last updated. We therefore advise you to check the text regularly for changes.
Version date: 5 October 2026
